Wie man in einer E-Mail um eine Spende bittet – mit Beispielen
Jedes Hilfsprojekt, von der Erdbebenhilfe bis zur Unterstützung des örtlichen Fußballvereins, benötigt finanzielle Mittel, um effektiv arbeiten zu können. Doch es kann zur echten Herausforderung werden , um eine Spende zu bitten. E-Mails können da eine gute Lösung sein! Unser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie in einer E-Mail um eine Spende bitten und gute Ergebnisse erzielen können. Und Sie finden hier Formulierungsbeispiele.
Von unserer Gast-Autorin Alyssa – Lesedauer: 5 Min.
Sie wollen einen Spendenaufruf für eine Geld- oder Sachspende starten? E-Mail können eine sehr kostengünstige Methode dafür sein. Mit ihnen können Sie die Menschen direkt erreichen, ohne eine Veranstaltung planen oder Briefe oder Flyer drucken zu müssen. Auch jene Kontakte, die geografisch weiter entfernt sind.
Eine Spenden-E-Mail lässt sich zudem leicht personalisieren, von der Anrede jedes einzelnen Empfängers mit seinem Namen bis hin zur maßgeschneiderten Spendenbotschaft an eine bestimmte "Spendergruppe".
Um gute Ergebnisse zu erzielen und auch tatsächlich Spenden einzunehmen, ist es wichtig, Ihre Spenden-E-Mail sorgfältig zu verfassen. Nur so kann sie zu einem ansprechenden und effektiven Fundraising-Instrument werden.
Wie verfasst man eine professionelle Spendenanfrage per E-Mail?
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte Ihre Fundraising-Nachricht authentisch sein: passend auf Ihr Anliegen zugeschnitten und für die vorgesehenen Empfänger personalisiert. Es gibt jedoch einige grundlegende Schritte, die Sie beim Verfassen einer E-Mail, in der um eine Spende für einen guten Zweck gebeten wird, beachten sollten.
Hier sind sieben Tipps, die Ihnen helfen, eine effektive und überzeugende Nachricht zu verfassen:
Bleiben Sie persönlich. Sprechen Sie den Empfänger mit Namen an und verwenden Sie "Du" oder "Sie". Achten Sie auf einen freundlichen und höflichen Ton.
Erzählen Sie Ihre Geschichte klar und prägnant. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Herausforderung, vor der Sie stehen, und erklären Sie, wie der Spender einen wichtigen Beitrag zur Lösung leisten kann. Wichtig: Bilder können sehr dabei helfen, dass Ihr Spenden-Projekt erfolgreich wird. Treffen Sie eine strenge Auswahl aussagekräftiger Bilder, achten Sie auf gute Bildqualität, wenn Sie Fotos in Ihrer Spenden-E-Mail einbinden.
Bilder sagen mehr als 1.000 Worte - auch in Spenden-E-Mails
Formulieren Sie Ihre Bitte möglichst weit oben in der Nachricht. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum und lassen Sie den Leser nicht im Unklaren.
Seien Sie konkret, was Sie mit den Spendengeldern tun werden und welche Auswirkungen die Spende haben wird.
Machen Sie es einfach zu spenden! Selbst wenn Sie jemanden von Ihrer Sache überzeugt haben, wird die Person, die Ihre E-Mail empfängt, wahrscheinlich ihre Meinung ändern, wenn sie auf einen defekten Link, ein langes Formular oder verwirrende Anweisungen stößt.
Fügen Sie nach Möglichkeit einen gut sichtbaren "Jetzt spenden"-Button ein, der zu einer benutzerfreundlichen Spendenseite (auf einer eigenen Webseite oder z. B. in einem Instagram-Profil) führt. Diese weiterführende Infoseite sollten Sie bei Ihrem Spendenprojekt mit einplanen. Geht es nicht um Geldspenden, sondern etwa Sachspenden – zum Beispiel Kleider, die an hilfebsdürftige Menschen in Osteuropa gehen oder Spielzeug für ein Waisenhaus in Ihrer Nähe – liefern Sie ausreichend Informationen zur Spendenabgabe: Wann, wo und wie ist diese möglich?
Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus – danken Sie dem Empfänger gern auch schon vorab dafür, dass er/sie Ihren Spendenaufruf berücksichtigt hat.
Unterschreiben Sie digital mit Ihrem Namen und geben Sie die Kontaktdaten Ihrer Organisation an. So kann der Leser/die Leserin bei Bedarf weitere Informationen anfordern. Zudem zeigen Sie damit, dass Ihre Wohltätigkeitsorganisation seriös ist und es sich nicht um Betrug handelt.
Was ist eine gute Betreffzeile für eine Spenden-E-Mail?
Die Betreffzeile entscheidet darüber, ob der Empfänger Ihre E-Mail öffnet. Daher ist es wichtig, dass sie seriös und gut formuliert ist. Sie sollte die Aufmerksamkeit des Spenders wecken und den Zweck der E-Mail klar kommunizieren. Deshalb sollte sie kurz und informativ sein.
Denken Sie auch daran, dass Betreffzeilen auf Mobiltelefonen oft gekürzt werden, daher sollten Sie sich auf maximal 65 Zeichen beschränken. Es ist in Ordnung, direkt mit Ihrer Zielgruppe zu kommunizieren und mit Wörtern wie "jetzt" und "wichtig" ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen. Verwenden Sie jedoch keine Großbuchstaben oder übermäßige Satzzeichen, da dies wie Spam wirken kann.
Hier sind neun Beispiele für effektive Betreffzeilen für Spenden-E-Mails, die Sie an Ihr Anliegen anpassen können:
[Waldbrände in Gohrischheide]: Beteiligen Sie sich jetzt an den Hilfsmaßnahmen
Wichtig: [Lokale Organisation] benötigt Ihre Unterstützung
Schenken Sie [Flutopfern] mit Ihrer Spende Hoffnung
[Sauberes Trinkwasser]: Leisten Sie mit Ihrer Spende noch heute einen Beitrag
Werden Sie zum Helden und spenden Sie noch heute an [unsere Obdachlosenunterkunft]
[Verändern Sie das Leben eines Kindes] mit Ihrer Spende
Spenden Sie jetzt und helfen Sie uns, [Welpen zu retten]
Stilles Leid: Straßenhunde in Rumänien – Ihre Spende hilft
Weitere wichtig Infos zum Thema Betreffzeile finden Sie in diesem Artikel.
Spendenaufruf per E-Mail: Was Sie rechtlich beachten sollten
Die DSGVO, wie auch das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) erfordern besondere Vorsicht im Umgang mit Datenschutz und Privatsphäre. Demnach ist es erlaubt, Spendenaufrufe an Mail-Adressen zu versenden, die bereits zu diesem Zweck genutzt wurden. Wenn das aber nicht das Fall ist, muss eine Einwilligung des Adressaten vorliegen.
Wichtig: Eine allgemeine Einwilligung für ein Abonnenment o. ä. ist hier nicht ausreichend, es sei denn die Regelungen für Spendenaufrufe sind hier explizit erwähnt.
Und auch, wenn Sie als Privatperson in kleinem Rahmen per E-Mail einen Spendenaufruf an Ihre befreundeten Kontakte versenden, sollten Sie dezent vorgehen und sicherstellen, dass Sie niemanden belästigen. Formulieren Sie Ihr Anliegen daher höflich und fassen Sie sich kurz. Versenden Sie Ihren Spendenaufruf auch nicht mehrfach oder als Erinnerung.
Welcher Wochentag eignet sich am besten für Spenden-E-Mails?
Sie haben eine ausgefeilte Spendenbotschaft formuliert, nun überlegen Sie sich, an welchem Tag Ihre Empfänger am ehesten zu einer Spende bereit sind. Tatsächlich ist die Wahl des richtigen Versandtags ein wichtiger Erfolgsaspekt!
Es liegt nahe, dass viele Menschen montags gestresst sind, da sie in die Arbeitswoche starten und weniger Zeit haben, über Ihre Anfrage nachzudenken. Freitags wiederum liegt der Fokus meist darauf, die Arbeit abzuschließen und sich auf das Wochenende vorzubereiten – das bedeutet Entspannen, Gartenarbeit, Sport schauen ... Aus diesem Grund empfehlen viele Spendenorganisationen die Mitte der Woche – insbesondere Mittwoch und Donnerstag – als beste Tage für Spendenaufrufe. Der beste Zeitpunkt hängt jedoch von Ihrer Zielgruppe ab.
Rentner haben beispielsweise eine andere Einstellung zu Wochenenden oder Montagen als vielbeschäftigte Führungskräfte, die wiederum andere Zeitpläne haben als junge Familien. Letztendlich müssen Sie möglicherweise verschiedene Tage ausprobieren, um herauszufinden, was für Ihre Zielgruppe am besten funktioniert.
Noch ein weiterer Faktor:
Sie sollten auch überlegen, zu welcher Tageszeit Sie Ihre Spendenanfrage versenden. Kommt die E-Mail während einer Besprechung am Vormittag oder mitten in der Nachmittagszeit an, wenn die Kinder von der Schule abgeholt werden müssen, ist es weniger wahrscheinlich, dass die Empfänger Zeit haben, sie gleich zu öffnen. Mehr Zeit zum Lesen von E-Mails haben die Menschen in der Mittagspause – zwischen 11 und 13 Uhr – oder abends zwischen dem Abendessen und dem Schlafengehen, also gegen 20 bis 21 Uhr. Wenn Sie einen nationalen oder internationalen Aufruf versenden, sollten Sie außerdem die Zeitzonen berücksichtigen.
Was sollte man beim Verfassen einer E-Mail zum Spendenjubiläum beachten?
Das Jubiläum eines Spendenprojekts oder der Jahrestag einer zurückliegenden Spende ist eine gute Gelegenheit, Ihre Spender über den aktuellen Stand zu informieren und ihnen zu danken. Darüber hinaus stärkt es deren Verbindung zu Ihrem Anliegen und fördert die erneute Unterstützung.
Wenn Sie also einige bevorzugte Spender haben, von denen Sie schon länger nichts mehr gehört haben, ist dies ein guter Anlass, ihnen eine freundliche E-Mail zu senden und das Positive herauszustellen. Aber wie bei allem gibt es auch hier angemessene und unangemessene Vorgehensweisen:
Personalisieren Sie die E-Mail, indem Sie den Spender mit seinem Namen ansprechen und auf seinen konkreten Beitrag eingehen.
Seien Sie nicht zu aufdringlich. Vermeiden Sie Formulierungen, die aggressiv wirken könnten, wie "Sie müssen jetzt spenden!". Dankbarkeit zu zeigen, anstatt Druck auszuüben, kann viel bewirken. Zeigen Sie, was bereits mit Spendenmitteln erreicht wurde.
Heben Sie das Jubiläum hervor! Stellen Sie den Anlass als Meilenstein dar, der sowohl für den Spender als auch für die Organisation einen Grund zum Feiern darstellt, indem Sie Formulierungen wie "Heute vor einem Jahr haben Sie uns geholfen, etwas zu bewegen ..." verwenden.
Sie möchten Ihre Leser nicht mit Daten überfordern, halten Sie die E-Mail daher fokussiert und prägnant. Mehr zum Thema E-Mail-Etikette finden Sie hier.
Machen Sie es einfach, erneut zu spenden. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Ihre bevorzugten Spender daran zu erinnern, erneut für Ihr Anliegen zu spenden. Erinnern Sie sie daran, warum Ihr Anliegen wichtig ist, und bieten Sie eine klare und einfache Möglichkeit zum Spenden an. Fügen Sie beispielsweise einen gut sichtbaren Button oder Link ein, über den gespendet werden kann.
Vergessen Sie nicht das Korrekturlesen. Sie möchten, dass Ihre Leserschaft von Ihrer Glaubwürdigkeit überzeugt ist? Dann sind Tippfehler oder falsche Informationen nicht hilfreich. Überprüfen Sie die E-Mail daher unbedingt zweimal oder sogar dreimal auf Grammatik und Richtigkeit.
Wenn Sie Inspiration benötigen, sehen Sie sich unten unsere E-Mail-Vorlage zum Spendenjubiläum an!
Um Spenden bitten: Vorlagen & Formulierungsbeispiele
Fehlt Ihnen die richtige Formulierung? Mit unseren E-Mail-Vorlagen für Spendenaufrufe können Sie direkt loslegen! … oder sich einfach inspirieren lassen.
Hier finden Sie eine allgemeine Vorlage für Spendenanfragen – passen Sie sie einfach an Ihr individuelles Anliegen an:
Betreff: Ihre Spende zählt: [Name Organisation] benötigt Ihre Unterstützung
Sehr geehrte(r) [Name des Empfängers],
direkt vor Ort helfen!
Das ist das Motto von [Name Hilfsprojket/Hilfsorganisation]
Wie Sie vielleicht wissen, engagieren wir uns für [Zielgruppe/Projekt]. Unser Ziel ist es […]
Natürlich sind wir bei all unserem Tun auf Spenden angewiesen. Und mit jedem Beitrag, den Sie leisten, egal in welcher Höhe, tragen Sie dazu bei, dass wir nachhaltige Veränderungen bewirken können.
Unterstützen Sie uns jetzt bei [Projektname]
Button: Ja, ich möchte unterstützen [Link zur Infoseite mit direkter Zahlungsmöglichkeit]
Um eine steuerlich absetzbare Spende zu tätigen, besuchen Sie bitte unsere Website [Link zu Ihrer Spendenseite] oder folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.
[Liste mit leicht verständlichen Schritten zur Spende]:
1. …
2. …
3. …
Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Sie bedeutet uns sehr viel und wird eine echte Wirkung erzielen.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen über unsere Organisation wünschen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Kontaktdaten Ihrer Organisation]
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, in der um eine Spende für einen konkreten Zweck gebeten wird:
Betreff: Erdbebenhilfe: Wir brauchen Ihre Unterstützung
Sehr geehrte(r) [Name des Empfängers],
wie Sie sicherlich bereits erfahren haben, wurde [Ort] kürzlich von einem verheerenden Erdbeben heimgesucht. Diese Katastrophe hat die Gemeinde in Chaos gestürzt, viele Familien sind obdachlos geworden und benötigen dringend Lebensmittel, Unterkünfte und medizinische Hilfe.
[Name der Organisation] ist vor Ort unermüdlich im Einsatz, um denjenigen zu helfen, die alles verloren haben, aber wir können das nicht alleine schaffen. Wir benötigen dringend Ihre Unterstützung, um verletzte und obdachlose Menschen mit dem Nötigsten zu versorgen, bevor die Zeit abläuft.
Ihre Spende, egal in welcher Höhe, wird das Leben der von dieser Katastrophe betroffenen Familien erheblich verbessern. Alle Spenden werden für die Bereitstellung von Unterkünften, Lebensmitteln, sauberem Wasser und medizinischer Versorgung verwendet, die von unseren lokalen Hilfsteams umgehend vor Ort bereitgestellt werden.
Um eine Spende zu tätigen, besuchen Sie bitte unsere Website [Website-Link], wo Sie sicher mit Ihrer Kreditkarte oder Ihrem PayPal-Konto spenden können. Ihre Spende ist steuerlich absetzbar, und wir senden Ihnen eine Quittung für Ihre Unterlagen zu.
Wir sind uns bewusst, dass es viele gute Zwecke gibt, und schätzen Ihren Beitrag zu dieser dringenden Hilfsaktion daher sehr. Ihre Großzügigkeit wird das Leben der Menschen, die nach diesem verheerenden Erdbeben um den Wiederaufbau ihrer Existenz kämpfen, entscheidend verbessern.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Kontaktdaten Ihrer Organisation]
Eine weitere Vorlage, die Sie für Ihre nächste E-Mail zum Jahrestag einer Spende verwenden können:
Betreff: Ein Jahr Wirkung – dank Ihnen, [Name des Empfängers]!
Sehr geehrte(r) [Name des Empfängers],
vor einem Jahr haben Sie mit Ihrer Großzügigkeit etwas bewegt. Dank Ihrer Spende in Höhe von [konkreter Spendenbetrag, falls verfügbar] konnten wir [konkrete Wirkung einfügen, z. B. "500 Mahlzeiten für bedürftige Familien bereitstellen"].
Wir möchten diesen Moment nutzen, um die enorme Wirkung Ihrer Spende zu würdigen und Ihnen unseren tiefsten Dank auszusprechen. Menschen wie Sie sind das Herzstück unserer Mission, und dank Ihrer Freundlichkeit haben wir gemeinsam so viel erreicht:
- [Heben Sie eine bestimmte Leistung oder einen Meilenstein im Zusammenhang mit der Spende hervor]
- [Erwähnen Sie gegebenenfalls ein weiteres messbares Ergebnis]
Aber die Reise geht weiter, und mit Ihrer anhaltenden Unterstützung können wir noch mehr erreichen.
[Button oder Link einfügen]
Lassen Sie uns gemeinsam weiterhin etwas bewirken!
Oder leiten Sie diese E-Mail einfach an einen Freund/eine Freundin weiter – diese fühlt sich vielleicht inspiriert, sich Ihnen anzuschließen und etwas zu bewegen!
Im Namen aller Mitarbeitenden von [Name Ihrer Organisation] danken wir Ihnen: Sie sind ein wertvoller Teil unserer Gemeinschaft. Gemeinsam bauen wir eine bessere Zukunft auf.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Kontaktdaten Ihrer Organisation]
Nutzen Sie unseren Leitfaden, wenn Sie das nächste Mal online um Spenden bitten. Und vergessen Sie nicht, sich bei Ihren Spenderinnen und Spendern zu bedanken – das ist der Schlüssel zum Aufbau langfristiger Beziehungen!
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